| Outlook Express(アウトルックエクスプレス)の使い方

(8) 複数のメールをまとめて送信する又は保存する

過去に受信した複数のメールを一つにまとめ報告書として利用する。という使い方もOutlook Expressはできます。

まとめたメールはファイルとして保存することや、転送することもでき、メールの整理に有効です。



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(7) 送受信したメールを保存する

Outlook Express(アウトルックエクスプレス)で送受信したメールは下記要領で保存することも可能です。

重要なメールはバックアップの意味でも、保存することをお勧めします。


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(5) メールルールを適用する

既に受信したメールにメールルールを適用するには、下記手順に沿って実施し、メールルールを適用します。

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(4) メールルールを活用し、メールを整理する

メールルール機能を使用して、自動的にフォルダへメールを移動させると手間も省け、非常に便利です。
メールルールは手動で設定する方法と、受信メールより作成する方法とがあります。


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(3) メールをジャンルごとに整理する

保存しておくメールについては、新しくフォルダを作成し、関連するジャンルごとに分類して保存しておくと、管理を行いやすくなります。


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(2) 終了時に[削除済みアイテム]を自動的に削除する

不要メールを削除したつもりでも、実際は[削除済みアイテム]に移動するだけで、削除されていません。実際は、[削除済みアイテム]フォルダのアイテムを完全に削除する必要があります。
ただ、Outlook Expressには、終了時に[削除済みアイテム]フォルダのアイテムを自動削除する機能がついています。本機能を使用すると、不要メール削除の手間が一部省略することができます。


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(1) 不要メールを削除する

受信メールが溜まると、目的のメールが探しにくくなり等、管理面での問題が出てきます。
一度読んで、不要となったメールは、削除しましょう。



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(5) アドレス帳のグループ機能を使用し、一斉配信する

同じメンバーに定期的にメール送信する場合、アドレス帳のグループ機能を使用すると、1クリックで複数のメールアドレスを設定することができ、非常に便利です。
ここでは、グループを登録する方法とグループ宛にメールを送信する方法をご紹介します。


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(4) ブラインドカーボンコピーを使用して送信する

本来の[宛先]には知られずに、また、ブラインドカーボンコピーを使用して送信していることも知られずに、メールを一斉送信する場合に用いられます。
この場合でも、[BCC:]の送信先には、[宛先]のメールアドレスが知られることになるので、注意が必要です。
送信先が、全く知らない人同士の場合、[宛先]は自分のメールアドレス宛として送信します。


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(3) カーボンコピーを使用して送信する

カーボンコピー[CC:]は、本来の宛先とは別に、上司などに、このようなメールを顧客に送信しましたということを確認してもらうときなどに利用すると便利です。
宛先及び、カーボンコピー先には、お互いのメールアドレスが知られるので、使用する場合は配慮が必要です。



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(2) アドレス帳から複数の宛先を指定する



メールは、複数のアドレスに一斉に送信することができます。
ここでは、アドレス帳を利用して複数の宛先に送信する方法をご紹介します。

受信者全員がお互いのことを知っている場合はよいのですが、知らない人も含まれる場合は、個人情報保護のため、一斉送信することはマナー上行わないようにしましょう。


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(1) 複数の宛先に送信する方法



メールは、複数のアドレスに一斉に送信することができます。ただし、受信者全員がお互いのことを知っている場合はよいのですが、知らない人も含まれる場合は、個人情報保護のため、一斉送信することはマナー上行わないようにしましょう。



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3-2 複数の宛先に同じメッセージを送信する



メールは、複数のアドレスに一斉に送信することができます。ただし、受信者全員がお互いのことを知っている場合はよいのですが、知らない人も含まれる場合は、個人情報保護のため、一斉送信することはマナー上行わないようにしましょう。

ここでは、複数の宛先に同じメッセージを送信する方法についてご紹介します。

(1) 複数の宛先に送信する方法
(2) アドレス帳から複数の宛先を指定する
(3) カーボンコピーを使用して送信する
(4) ブラインドカーボンコピーを使用して送信する
(5) アドレス帳のグループ機能を使用し、一斉配信する

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(6) アドレス帳のフォルダを作成し、連絡先を整理する



アドレス帳に連絡先が増えてくると、宛先に指定するアドレスを探すのにも時間がかかるようになります。

こんなときは、連絡先を、会社毎やサークル別などでフォルダを作成し、分けて置くと探す時間が省けます。


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(3) 返信したメールの宛先をアドレス帳に自動登録する



Outlook Expressは、受信したメールに対して返信するとき、返信したメッセージの宛先を、自動的にアドレス帳に追加することができます。

なお、初期設定では、自動的に追加される設定になっていますので、自動的に登録されるのがいやな場合は、設定を変更する必要があります。


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(2) 受信メールから送信者をアドレス帳に登録する



Outlook Expressには、受信したメールより、メールアドレスを簡単にアドレス帳に追加する機能があります。初めて受信したメールアドレスの登録などに最適です。


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